Je brengt je bus naar de garage. De monteur loopt er een rondje omheen, knikt, en zegt dat ze er goed voor gaan zorgen. Ze werken al vijftien jaar met bussen, ze hebben passie voor het vak, en ze nemen echt de tijd voor je. Dan vraag je wat het kost. Hij zegt: dat hangt ervan af, kom eens langs voor een kennismaking.
Je zou daar niet blijven staan. Toch is dat precies wat er gebeurt als je zoekt op e-mailmarketing uitbesteden. Wij lazen de drie pagina's die in Nederland bovenaan staan op die zoekterm. Samen goed voor ruim 4.800 woorden over aanpak, passie, strategie en conversiegerichtheid. Aantal bedragen dat erin genoemd wordt: nul. Niet één euro, op geen van de drie.
Dit artikel doet het andersom. Hieronder staat wat het kost, wat je ervoor krijgt, wat het je kost als je het zelf blijft doen, en wanneer uitbesteden gewoon geen goed idee is. Alle bedragen zijn exclusief btw.
De grootste misvatting over e-mailmarketing is dat het werk in het schrijven zit. Dat is het kleinste deel. Een nieuwsbrief van 400 woorden schrijf je in een half uur. Waar de tijd in gaat zitten is alles eromheen: bepalen wie welke mail krijgt, zorgen dat je lijst schoon blijft, meten wat er gebeurt, en het volgende bericht daarop aanpassen.
Concreet besteed je vier dingen uit. Ten eerste de strategie: welke berichten stuur je, aan wie, en met welk doel. Ten tweede de techniek: de koppeling met je klantenbestand, de afleverbaarheid, het testen op mobiel. Ten derde de productie: het daadwerkelijke schrijven en opmaken. En ten vierde de opvolging: wat er gebeurt als iemand klikt maar niet koopt.
Dat vierde punt is waar de meeste MKB-bedrijven geld laten liggen, en het is ook precies het punt waar e-mail ophoudt een los kanaal te zijn. Een klik zonder opvolging is een gemiste klant. Daarom hangt e-mailmarketing in de praktijk vast aan je klantenbestand en aan je ai automatisering voor mkb. Wie alleen de nieuwsbrief uitbesteedt en de rest laat liggen, koopt een halve oplossing.
In een normale samenwerking begint het met een inventarisatie: wat heb je aan klantgegevens, waar staat het, en mag je die mensen mailen. Dat laatste is geen formaliteit. Een lijst die je vijf jaar geleden hebt gekocht of bij elkaar geschraapt levert klachten op en beschadigt je afleverbaarheid, waardoor ook je gewone facturen en offertes in de spam kunnen belanden.
Daarna wordt er een basis ingericht die bij vrijwel elk MKB hetzelfde is: een welkomstreeks voor nieuwe contacten, een terugkerende nieuwsbrief, en een paar geautomatiseerde berichten die reageren op gedrag. Denk aan iemand die een offerte opvraagt en er niet op reageert. Die welkomstreeks is meestal het onderdeel dat als eerste geld oplevert, om de simpele reden dat mensen dan net iets van je willen. We hebben eerder uitgeschreven hoe zo'n welkomstmail-flow eruitziet.
Pas als dat staat, gaat het over optimaliseren: onderwerpsregels, verzendmomenten, segmentatie. Dat is het werk dat nooit af is, en het is ook het werk waar een bureau zijn geld verdient. Als je wilt zien hoe klein die knoppen zijn, lees dan hoe je e-mail open rates verhoogt: het gaat om instellingen, niet om inspiratie.
Er zijn in Nederland grofweg drie manieren waarop e-mailmarketing wordt afgerekend, en het verschil tussen die drie is groter dan het verschil tussen bureaus onderling.
1. Op uurbasis. Een online marketingbureau rekent volgens het kostenoverzicht van vergelijkingssite Trustoo gemiddeld tussen de €80 en €160 per uur. Een zelfstandige marketeer begint vaak rond de €50 per uur. Voor jou betekent dat: een nieuwsbrief per maand, inclusief overleg en meten, kost al snel drie tot vijf uur. Reken dus op €240 tot €800 per maand voor één mail. Het onvoorspelbare zit hem erin dat een maand met een campagne of een migratie zo het dubbele kan zijn.
2. Per project. Je laat eenmalig de basis bouwen: lijst opschonen, welkomstreeks, sjablonen, koppelingen. Daarna doe je het zelf. Bij ons begint zo'n eenmalige bouw vanaf €1.000. Dit past als je wel iemand in huis hebt die het kan uitvoeren, maar niemand die het kan inrichten. Het risico is bekend: zonder eigenaar staat de boel na drie maanden stil.
3. Op abonnement. Een vast bedrag per maand voor een vast pakket. Dit is waar de meeste MKB-bedrijven uitkomen, omdat je vooraf weet wat je kwijt bent. Onze prijsladder is bewust kort: €79 per maand als je zelf met het platform werkt, €279 per maand voor een managed service waarin wij het uitvoeren, en vanaf €479 per maand voor een volledig op maat ingericht traject.
Let op het verschil tussen die eerste twee, want daar zit het hele woord "uitbesteden" in. Voor €79 bestéed je niets uit. Je krijgt het gereedschap en je doet het werk zelf. Uitbesteden begint bij €279, en dan zit e-mail er niet los in maar als onderdeel van het geheel: je klantenbestand, je opvolging, je berichten. De volledige tarieven staan op één pagina, zonder offertegesprek vooraf.
Dat bundelen is geen verkooptruc maar een rekensom. Tien losse abonnementen die niet met elkaar praten kosten een MKB meer tijd dan geld. Een e-mailtool die niets weet van wat je verkoopt, stuurt de verkeerde mensen de verkeerde mail, en dan betaal je voor een kanaal dat je reputatie kost. Daarom hangt e-mail bij ons aan hetzelfde crm voor mkb waar je offertes en afspraken in staan.
De eerlijke vergelijking is niet "€279 tegenover nul". Zelf doen heeft ook een prijs, alleen staat die niet op een factuur.
Reken het eens door voor je eigen situatie. Eén nieuwsbrief per maand kost je realistisch twee tot vier uur: bedenken, schrijven, opmaken, lijst controleren, versturen, en achteraf kijken wat er gebeurd is. Als je jouw eigen uur op een voorzichtige €60 zet, ben je €120 tot €240 per maand kwijt aan iets dat niet je vak is. Zet je jezelf op je echte tarief, dan wordt dat getal onaangenaam snel groter dan de abonnementsprijs.
Belangrijker dan het bedrag is wat er in de praktijk gebeurt. Zelf doen gaat twee maanden goed en zakt daarna in, omdat een nieuwsbrief altijd verliest van een spoedklus. Dat is geen gebrek aan discipline, dat is hoe een druk bedrijf werkt. De schade zit niet in de mails die je niet stuurt, maar in de lijst die intussen veroudert. Adressen worden ongeldig, mensen vergeten wie je bent, en als je na een half jaar weer iets stuurt lijkt het op spam.
Er is ook een variant waarin zelf doen wél werkt: als je het inricht als proces in plaats van als taak. Dan gaat het niet over of jij vanavond zin hebt om te schrijven, maar over wat er automatisch gebeurt als iemand een offerte aanvraagt. Dat is precies wat workflow automatisering mkb doet, en het is de reden dat de voordeligste vorm van uitbesteden vaak het uitbesteden van de inrichting is, niet van de uitvoering.
Uitbesteden loont als aan drie voorwaarden is voldaan. Je hebt een lijst met inhoud, zeg vanaf een paar honderd adressen van mensen die ooit klant zijn geweest of iets hebben aangevraagd. Je hebt iets om te herhalen: onderhoud, nabestellingen, seizoenswerk, een dienst die mensen vaker afnemen. En je hebt marge per klant die een maandbedrag rechtvaardigt. Bij een gemiddelde klantwaarde van een paar honderd euro hoef je niet veel extra klussen uit een mail te halen om op nul uit te komen.
Reken het break-even punt gerust hardop uit, want het valt meestal lager uit dan mensen denken. Stel je hebt 600 adressen en je stuurt één mail per maand. Wordt daarvan 25 procent geopend, dan zijn dat 150 lezers. Klikt daarvan 3 procent door, dan zijn dat 4 à 5 mensen op je site. Vraagt daarvan één iemand een offerte aan en zeg je die eens in de twee maanden om, dan heb je bij een klantwaarde van €500 gemiddeld €250 omzet per maand uit dat kanaal. Tegenover €279 zit je dan ongeveer op nul, in maand één.
Dat klinkt als een matige deal, maar let op wat er daarna gebeurt. Je lijst groeit met elke offerte en elke factuur, de welkomstreeks blijft draaien zonder dat er iemand op een knop drukt, en de mails die het vorige kwartaal het beste deden weet je nu. Het zijn dezelfde kosten met een grotere noemer. Precies daarom is het eerste kwartaal de verkeerde meetlat en het vierde de goede. Reken bovendien met jouw eigen cijfers en niet met de mijne: bij een klantwaarde van €2.000 in plaats van €500 ligt het break-even punt bij één klus per kwartaal.
Het loont níet in drie gevallen, en dat zeggen we liever nu dan na drie maanden. Heb je geen lijst, dan koop je een motor zonder brandstof. Begin dan eerst met het verzamelen van adressen via je website, je offertes en je facturen. Dat kost je niets en het is de voorwaarde voor de rest.
Verkoop je eenmalig en nooit meer, dan is e-mail het verkeerde kanaal. Iemand die één keer in zijn leven een dakkapel laat plaatsen, gaat geen tweede kopen omdat jij een nieuwsbrief stuurt. Dan is je geld beter besteed aan gevonden worden op het moment dat iemand zoekt.
En verwacht je resultaat binnen een maand, dan gaat het teleurstellen. De welkomstreeks kan binnen weken iets opleveren, maar het echte rendement komt uit herhaling over kwartalen. Wie een knop zoekt die volgende week omzet uitspuugt, moet geen e-mailmarketing kopen. Er is geen knop, en iedereen die je die wel verkoopt, verkoopt je iets anders dan hij belooft.
Stel drie vragen voordat je tekent. Van wie is de lijst? Het juiste antwoord is: van jou, altijd, en je kunt hem er morgen uit exporteren. Een partij die daar omheen draait, houdt je vast met jouw eigen klanten.
Wat gebeurt er na de klik? Als het antwoord "dat is niet onze scope" is, koop je een halve oplossing en mag je de andere helft zelf regelen. Bij een klein bedrijf is die overdracht precies de plek waar leads sneuvelen.
Wat kost het, in één getal? Als daar een kennismakingsgesprek voor nodig is, weet je genoeg. Prijstransparantie zegt iets over hoe iemand werkt, niet alleen over wat hij rekent. Wil je de bredere afweging maken over wat je nog meer zou uitbesteden, dan hebben we die uitgeschreven bij marketing uitbesteden mkb.
Wat kost e-mailmarketing uitbesteden per maand? Op abonnementsbasis zit het MKB-segment ruwweg tussen €79 en €479 per maand, exclusief btw. Bij ons is €79 zelf doen met het platform, €279 volledig uitbesteed, en vanaf €479 volledig op maat. Op uurbasis reken je met €80 tot €160 per uur, wat in de praktijk hoger uitvalt en per maand verschilt.
Hoe snel zie ik resultaat? De welkomstreeks levert doorgaans als eerste iets op, omdat je mensen bereikt die net interesse toonden. Voor de rest reken je in kwartalen, niet in weken.
Kan ik zelf nog meekijken en meebeslissen? Ja, en dat hoort ook. Je ziet wat er verstuurd wordt en wat het doet. Wat je niet meer hoeft te doen is het uitvoeren.
Moet ik mijn huidige e-mailtool opzeggen? Niet per se, maar reken wel na wat je in totaal betaalt. Een losse e-mailtool naast een los klantenbestand naast een losse afsprakenmodule kost samen vaak meer dan één pakket waarin het al aan elkaar hangt.
E-mailmarketing uitbesteden is de moeite waard zodra je een lijst hebt, iets te herhalen valt, en je marge een maandbedrag draagt. Het is het niet waard als je nog geen adressen hebt, als je product eenmalig is, of als je een knop zoekt die volgende week omzet oplevert.
En let bij het kiezen minder op wie het mooiste over passie praat, en meer op wie je zonder gesprek vooraf een bedrag durft te noemen. De garage die meteen zegt wat de beurt kost, is de garage waar je over een jaar nog steeds komt. Niet omdat hij de laagste prijs had, maar omdat je wist waar je aan toe was.
Wil je zien wat het voor jouw bedrijf zou kosten, bekijk dan de tarieven, of probeer het eerst zelf uit met een gratis proefperiode.